I. Introduction
L’Association Burundaise des Consommateurs-Transparency International Burundi (ABUCO-TI Burundi) est une organisation sans but lucratif agrée par l’ordonnance Ministérielle n° 530/204 du 7 septembre 1994. L’ABUCO-TI Burundi travaille sous deux volets à savoir : La promotion, la protection et la défense des droits des consommateurs d’une part et la promotion de la bonne gouvernance et la lutte contre la corruption d’autre part.
L’ABUCO-TI Burundi est l’une des sections du Mouvement Transparency International (TI) liées par une vision commune d’un monde sans corruption.
L’ABUCO-TI Burundi souhaite faire appel aux services d’un cabinet d’audit aux fins d’un audit financier de l’ABUCO-TI Burundi pour l’exercice 2020 selon les clauses de la convention entre ABUCO-TI Burundi et Transparency International-Secretariat (TI-S).
II. Objectifs et étendue de l’audit
a) L’objectif est de vérifier la régularité de toutes les réceptions, biens, dépenses et comptabilisation des ressources de l’ABUCO-TI Burundi pour la période allant du 1 er janvier au 31 décembre 2020 ; et d’exprimer une opinion d’audit conformément aux normes d’audit généralement admises.
b) Evaluer le système opérationnel et l’application du système de contrôle interne dans la gestion de la Section.
Spécifiquement, l’auditeur doit:
1. Donner le rapport combiné des dépenses des projets, incluant les décaissements et engagements, présenté de façon claire, en toute objectivité, les dépenses liées à la Section ; et si ces dépenses sont effectuées :
a. En conformité avec le budget approuvé
b. Pour l’objectif approuvé de la Section
c. Conformément aux règles et procédures financières en vigueur
d. En concordance avec les accords signés avec les donateurs
2. Exprimer une opinion sur la façon dont l’état d’inventaire des projets présente de façon claire, en toute objectivité, le solde des inventaires des projets.
3. Exprimer une opinion sur la façon dont l’état de trésorerie des projets présente de façon claire et en toute objectivité, les disponibilités et le solde bancaire des projets et de la Section.
4. Fournir une évaluation totale du système opérationnel et du contrôle interne qui est en place pour la gestion de la Section et si les transactions effectuées sont en accord avec les règles et procédures et sont pour l’atteinte des objectifs de la Section.
En particulier, l’audit devrait mettre l’accent sur les aspects de transparence et de justification des dépenses effectuées conformément aux résultats attendus inscrits dans le document de la Section. L’auditeur devra également proposer des recommandations sur les dispositions à prendre pour améliorer la gestion des projets exécutés et de la Section.
III. PORTEE DE L’AUDIT:
1) L’audit doit couvrir toutes les activités de la période indiquée.
2) L’audit doit passer en revue tous les rapports sur les projets et autres enregistrements se trouvant au niveau du bureau. Sans que cette liste soit limitative, l’audit des projets doit porter sur les éléments suivants :
a. Le Rapport combiné des dépenses
b. L’état d’inventaire des projets
3) Les domaines suivants doivent être examinés par l’audit :
a. Organisation et personnel :
Evaluer la structure organisationnelle des projets en termes de son efficience et son efficacité pour la gestion des projets, prenant en compte la délégation d’autorité, le processus, le niveau des staffs et le contrôle interne nécessaire incluant les différents niveaux de délégation d’autorité en fonction des niveaux opérationnels et la répartition des responsabilités pour l’atteinte des objectifs des projets .
b. Gestion des projets :
Evaluer les aspects de gestion des projets en termes d’approbation (Prise en compte des recommandations du Comité local d’approbation des projets dans les documents des projets), Plans de travail, formulation du budget, ressources des projets, mécanismes de suivi et évaluation dans la mise en œuvre vers l’atteinte des objectifs incluant la mise en place d’un comité de pilotage, les réunions de revues, les réunions avec les parties prenantes, les rapports périodiques. En plus l’audit doit identifier et recouvrer les coûts relatifs pour la mise en œuvre des projets.
c. Ressources humaines :
Evaluation objective du recrutement effectué au compte des projets, et voir si ce processus a été conduit sur une base compétitive transparente ainsi que la gestion continue du personnel par une évaluation des performances, le paiement des salaires et autres avantages dans le respect des règles et procédures en vigueur.
d. Finance :
Evaluer l’adéquation du système comptable et de rapportage utilisé dans la gestion des ressources des projets; et l’adéquation du système de contrôle interne en conformité avec les procédures en vigueur avec une adéquate gestion du cash, les engagements et dépenses sur le budget approuvé, les décaissements et paiements sur les disponibilités, les avances faites au staff des projets etc.
e. Achats :
Evaluer si les marchandises (fournitures et équipements) et les services pour la section ont été acquis par un processus compétitif et dans la transparence en relation avec les règles et procédures de l’ABUCO-TI Burundi et si leur qualité et quantité sont requises pour la section. Cette revue doit couvrir si l’intégrité dans tout le processus d’achats a été respectée.
f. Gestion des biens :
Evaluer si tous les biens de la Section ont été correctement enregistrés, sauvegardés, suivis, incluant une vérification physique périodique pour leur utilisation et leur existence pour savoir si les biens sont exclusivement utilisés dans le cadre de la Section.
g. Administration générale :
Ce domaine couvre les opérations qui ne sont pas spécifiquement couvertes par les points ci-dessus et peut concerner les points suivants : Voyage d’un staff de la Section, utilisation et maintenance des véhicules, les dépenses courantes de la Section, communication, entretiens.
IV. RAPPORT
1) L’étendue de l’audit doit être indiquée dans le rapport et la méthodologie utilisée doit être présentée.
2) Le rapport doit être signé par l’auditeur responsable (pas seulement le cabinet d’audit) et le titre.
3) Le rapport de l’auditeur doit inclure un rapport d’audit rapport / lettre de gestion avec les constatations d’audit et les faiblesses identifiées pendant le processus d’audit. L’auditeur doit, quel que soit l’importance relative, quantifier le montant des frais sans pièces justificatives suffisantes. L’auditeur doit faire des recommandations pour remédier aux faiblesses identifiées. Les recommandations doivent être présentées en priorité.
4) Mesures prises par ABUCO-TI Burundi pour remédier aux faiblesses identifiées lors des précédents audits doivent également être présentés dans le rapport d’audit / la lettre de recommandations.
5) Le rapport d’audit, incluant le compte rendu, doit être soumis en français.
VI. Délais et paiement
• Les travaux doivent être terminés dans les 12 jours ouvrables suivant l’approbation.
• Le paiement convenu sera effectué après la soumission du rapport final.
VII. Processus de demande
Les candidatures doivent contenir les éléments suivants:
1) Une lettre de manifestation d’intérêt
2) Bref profil du cabinet d’audit mettant en évidence la qualification et l’expérience du personnel
3) Une Proposition technique détaillant la manière dont l’auditeur mènera la mission
(Méthodologie)
4) Une offre financière contenant une estimation du temps et des coûts pour la livraison décrivant les services et les produits, y compris une ventilation par niveau d’effort et les dépenses
5) Deux lettres de référence d’anciens clients.
VII. Soumission des offres
La date limite de soumission des offres est fixée au 10 mai 2021 à 16H
Les candidatures doivent être envoyées par courrier électronique à abuco@ymail.com avec mention «Soumission de l’offre pour l’Audit 2020 » dans la ligne l’objet de votre e-mail.
Fait à Bujumbura, le 26/4/2021
Pour l’ABUCO-TI Burundi
Pierre NDUWAYO
Président
